做個聰明的工作者

懶人的時間管理術教我們如何管理時間,可是上班工作時間綁在公司裡,該如何有效運用時間?本篇的重點不止是在運用時間,更重要的是要做個聰明的工作者。

STEP 1. 釐清什麼是「工作表現」。

這是很簡單的一步,但是對於沒有思考過的人真的會搞不清楚。想判斷自己工作表現得如何,可以從兩個方面著手:效率與效能。「效率」是指你必須花多少時間來完成這份工作;「效能」原本是指”正確性”,不過對一般公事來說要求正確是最基本的,所以這邊可以進一步把它解釋成”完美的程度”。例如寫報告,有些人寫得好,有些人寫得差,這就是效能的不同。不過好壞是由”比較”而來的,所以較難去判斷自己的效能到底好不好。

STEP 2. 瞭解「工作能力」的意思。

工作能力其實是一種綜合能力的代稱,與你目前的工作/職務相關,和人力銀行填寫的那些專業技能”沒有”絕對的關係。想像一下這個情境:兩位相同學校畢業(技能相同)的學生進入同一家公司工作,第一年他們努力熟悉環境,兩個人的工作表現不會差太多,但是經過三、五年之後兩個人的工作表現還會一樣嗎?答案通常是不一樣的,因為在這些年中兩個人的工作能力會漸漸產生差異。又如果一個人離職到了新公司,他能夠維持跟舊公司一樣的表現嗎?通常會稍微差一點,因為環境不同了。這項差距取決於兩家公司的工作內容是否接近,以及員工在上一個公司擁有多少工作能力。工作內容越接近,原本的工作能力才派得上用場。

為什麼兩個人的工作能力會產生差異呢?我們知道,工作能力會影響工作表現,因此僅管工作能力較難明確的被定義與察覺,但是當你提升工作表現時,其實也意味著你的工作能力提升了。所有與工作職場相關的書籍都會告訴你:工作能力是累積而來的。和你學會什麼技能考過什麼證照都無關,是靠工作經驗來累積的。

STEP 3. 提升工作表現,累積工作能力。

本文提供兩個方向來提升工作表現。學習時間管理可以幫助我們提升工作效率。至於如何提升效能,我們需要的是一個工作的態度:時時問自己「我還可以做些什麼?」、「怎麼樣做可以讓它變得更好」。每次只要有一點進步,久而久之就會變得越來越好(不要小看它)。這是很重要的一步,但是每個人的狀況不同,所以這邊只能分享這樣簡單的概念,至於技術上該如何達成就必須靠個人去摸索了。

STEP 4. 根據公司狀況表現自己的能力。

聰明的工作者不止會努力提升自己,還會看狀況表現自己的能力。在某些國家(例如德國)加班是可恥的,代表你不懂得時間管理。但是在台灣即使你不想加班,仍然會被迫留在辦公室裡。這邊鼓勵大家提升自己的工作效率,但是工作完成之後要不要立即回報,就要看公司的狀況了。有些公司是能者多勞,你效率越好只會被分派更多事情,重點是薪水還不會漲,所以這種狀況即使你早早就把工作完成,也絕對不要交出去,以免自討苦吃。有些人會覺得既然如此何必提升工作效率?但是工作效率高的人可以裝作沒效率,沒效率的人卻不可能一夕之間變成有效率的人。除非你就是打算一輩子做這樣的工作,不然怎麼能夠這樣放縱自己不進步呢?

效率的提升是比較明顯可以掌握的,所以這是基本的目標。但是俗話說熟能生巧,相同的工作做久了效率自然會提升,因此它也是比較不值錢的。當你在辦公室有多出來的時間,可以安排自己多一點的休息時間,或是自修一些自己有興趣的內容等等,找些有意義的事情來做。另外,你也可以思考如何把工作做得更好,也就是提升工作效能。和效率不一樣的是,老闆不會因為你的報告做得特別好而給你更多的工作,反而比較有可能給你”更重要”的工作。因此工作效能是可以盡情表現出來的,它可以讓你獲得公司的好評價,也能夠幫助你獲得其他公司的青睞。

做個聰明的工作者,前提是你願意努力提升自己的工作能力。環境不該是阻止自己進步的理由,承認自己的不努力也是一種智慧。不想努力不想進步,就只是繼續做與原本差不多的工作而已。任何工作都需要有人來做,所以這沒有什麼不可以的,不必覺得可恥。但是不要把不努力的原因歸咎給環境,如果真的想要努力,自然會找到破口、找到可以努力的方向,就像生命自然會找到出路一般。