懶人的時間管理術(3)

晚上一回到房間,倒在床上便一動也不能動了,最近這陣子專案特別多,每天都是從早忙到晚,到家時常常已經是快攤平的狀態,還好小豬喵已經學會如何管理時間了,所以工作雖然很多,卻還難不倒喵咪,每件事情都能夠提前完成,不會有火燒屁屁的情形。

相信大多數的人都會遇到類似的問題,事情有很多,每件事必須花費的時間都不同,有些工作只需要幾小時,有些卻可能要好幾天,到底該如何安排時間呢?即使每天都忙得要死要活的,事情卻總是要到了最後一刻才能交得出來。這種時候很容易因為缺乏時間檢查或準備,而使工作錯誤百出,狀況頻繁。

「為什麼要提前完成工作呢?拖到最後一刻再做不就好了嗎?這樣才能激發潛能,才會有動力。」你是否也有相同的想法呢?這種想法是很危險的,因為如果突然有其它的工作或事件插進來,很可能就會打亂了你的計劃,也就是說你的人生不能有「意外」。這和存錢的導理是一樣的,我們為什麼要存錢?為什麼要保險?就是為了當突發狀況產生時,還能夠有一筆積蓄可以應急。金錢是如此,時間也是如此,提前完成工作所剩餘的時間,就是讓你用來應付突發狀況用的。很多人習慣以熬夜來彌補不足的時間,但這是很不好的習慣,除了大家都知道會傷身體外,熬夜時的工作效率並不好,而且容易出錯,基本上是沒有什麼優點的,即使你是夜行動物喜歡在晚上工作,也一定要找時間睡飽才行,這樣才能夠在最佳的工作狀態下處理公事,減少實際花費在工作上的時間。

為了要讓工作能提前完成,有效率的安排工作是必要的,這也是為什麼我們要學習時間管理啦。那麼說來說去,到底要如何安排時間呢?其實最簡單的方式就是按照「急迫性與重要性」來安排時間,簡單的說,期限越接近且越重要的就先做,如果已經遲繳了,當然更是要趕快完成。

這簡直就是廢話嘛,這種道理誰不懂啊?如果就這簡單,這個世界上就沒有不懂時間管理的人了。除了按急迫性與重要性來決定工作外,有個技巧是絕對不能遺漏的,那就是要懂得切割工作。

STEP 3. 將大工作切割成數個小工作。

當你有那種需要花費很多時間才能完成的工作時,千萬不要認為自己能夠騰出一大塊連續的時間來做工作,這是非常困難的一件事,所以往往到了最後就一直都沒有動手。一定要將工作切割成若干的小項目分批完成,這樣才容易達成。舉例來說,有個工作你認真做三天才能夠完成,期限是一個月,你是否會認為:「最後一週再來趕就好了」呢?如果在最後一週卻找不到時間來做,你該怎麼辦?

雖然一個月是很久以後的事情,但是這個工作卻不是花一、二個小時馬上就可以解決的,因此早在一個月前,當日常工作有空檔的時候,就應該先慢慢處理這份工作,才不會到時候找不到時間處理。假如這個工作要花24個小時來完成,每天只要一小時就能提前完成工作了,既輕鬆又不會感到壓力,再配合前面一章所說的評估時間,可以根據每天不同的狀況來安排工作。當今天工作繁忙時,這份還很久遠的工作就可以少做一點甚至不做,若是比較清閒的時候就可以多做一點。由大工作切割出來的小工作不一定要相同的份量,並且可以根據每天不同的狀況來安排最適當的工作。

電腦的分時排程就是運用這樣的概念,每天同時處理好幾份不同的工作,當你把工作提前完成時,就可以繼續進行下一個工作。漸漸的你就會發現每個工作都能夠及時甚至提前完成,不容易有火燒屁屁的情形啦。

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